Home seta Arquivo Municipal seta Enquadramento
Enquadramento

“Os arquivos são uma inesgotável e insubstituível fonte de informação para descobrirmos o passado, compreendermos o presente e anteciparmos o futuro. … São ainda, “apenas”, um pilar da transparência administrativa, por constituírem prova e evidência da atividade da administração pública”.
In. DGLAB

 

Os documentos de arquivo não são produzidos porque se pretende concretizar um produto de natureza cultural, científica, ou outra, como acontece quando alguém escreve um livro, ou quando produz uma pintura, ou objeto escultórico. São, antes, produzidos porque tal é socialmente necessário, para desenvolvermos as nossas atividades e para nos relacionarmos socialmente.

O documento de Arquivo é um meio de prova, ou evidência, de que se praticou um ato, de uma determinada forma, num determinado tempo e em que foram envolvidas determinadas pessoas, ou entidades.

Por essa razão, os documentos têm de ser organizados de acordo com o contexto funcional do seu produtor, seja ele uma pessoa, um coletividade ou uma família. E devem ser conservados em condições físicas e de segurança que garantam a sua integridade, autenticidade e preservação, o mais longa possível no tempo e cumprindo as disposições legais previstas a cada um.

Podem representar-se em formas diferentes: papel, digital, áudio, vídeo, imagem, etc. Mas são sempre documentos e contêm informação.

Há também as coleções: de documentos, publicações, imagens, … que, pelas suas características, (autor, tempo, local, tipo de material, contexto de produção), poderão ter todo o interesse que se conservem, como evidencias e fontes de estudo e compreensão da nossa história e identidade.

O crescente aumento do volume de informação/documentação produzida pelos organismos públicos, derivado do aumento das suas competências, as exigências de uma administração aberta a uma comunidade mais exigente e participativa, as medidas de modernização administrativa e de desmaterialização de processos, impostas e a implementar na administração pública, são fatores que implicam novas formas de tratamento e disponibilização da informação aos cidadãos, requisitos a ter em conta já no processo produtivo dessa informação.

A informação produzida hoje, numa dimensão e velocidade nunca imaginadas, em formatos e suportes que colocaram os documentos gráficos num plano secundário, senão dispensável, levam-nos a abraçar novos desafios, incertos, é certo, mas que temos de estar preparados para enfrentar e acompanhar.